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【Excel効率化のために知っておこう】毎日Excelを8時間仕事で使っている社会人の悩み

公開日:2019/12/14

Excel効率化_悩み解決

 

記事のポイント

 

<毎日Excelを使用している私の悩みを紹介>

・関数、データ量によって計算に時間がかかりすぎる

・マウスが邪魔になる

・Excelは素晴らしいがMac版は使いにくい

 

 

【Excel効率化のために知っておこう】毎日Excelを8時間仕事で使っている社会人の悩み

 

Excelは世界で使用されているビジネスツールの1つです。便利かつ使いやすいことからグローバルスタンダードになっているといえます。

 

【参考】エクセル販売率

日本マイクロソフトはOS部門でシェア90.4%、5部門で20年連続受賞も - BCN+Rwww.bcnretail.com

 

そんな素晴らしいツールのExcelですが、毎日8時間も使い続けていると悩みも生じてきます。そのExcelの悩みと、また解決方法について紹介していきます。

 

・関数、データ量によっては計算に時間かかり過ぎる

 

データ量が多くなればなるほど計算に時間がかかります。例えば、以前に紹介したsumproduct関数を"10万"レコード以上かつ"複数条件"で数式を組むと非常に計算に時間がかかります。使用しているPC のスペックが高ければ問題ないかもしれませんが。

 私が最もオススメしている関数がSUMPRODUCT関数なのですが、この関数の欠点がデータ量が多いと計算時間が長くなってしまうということです。

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解決方法としては、シンプルにデータ量を少なくすることです。

一気に数式を計算するのではなく、2回に分けて行うなど工夫が必要です。

また、別の方法としては他の関数で代替できないかを考えることです。例えば、vlookup関数などは比較的にレスポンスが速いですので、代替可能ならば複雑な条件の数式ではなく、vlookup関数を使用するなどの対策が有効です。

 

・マウスが邪魔になる

 

毎日すっとExcelを使っていると、マウスを使用しなくなります。というよりもExcelを開いているときはマウスが邪魔に感じます。これは絶対です。なぜなら、ョートカットキーを使用した方が圧倒的に作業スピードが速いためです。

ショートカットキーについては過去記事で紹介していますので、業務効率を改善したいと考えている方はぜひ読んでみてください。 

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・Excelは素晴らしいが、Mac版は使いにくい

 

ExcelはWindows版ではショートカットキーが数多く使用できますよね。

しかし、Mac版だと使用できないショートカットキーなどがあります。ですので、普段Windows版のExcelを使っていると「このショートカットキー使えないの?」と混乱してしまいます。私もMacbook proでExcelを使って驚いた経験があります。

 

 <余談> 

ちなみに類似ツールはMac版の他にもありますね。

・Googleスプレッドシート

・キングソフト製Excel(WPS Spreadsheets

どれもMicrosoft製のExcelとの互換性がある点がポイントです。企業によって、Googleスプレッドシートを使用しているなど企業文化によって違いが出ていますよね。どのツールでも問題なく使用できるスキルを身に着けるためにも、一度はそれぞれのツールに触れておきましょう。