Hiyo Output YZ世代

Y世代とZ世代の間のつぶやき

抽象的なアドバイスは具体的なアクションとセットにすべき

f:id:relax-words:20220719125934j:image

抽象的なアドバイスは具体的なアクションとセットにすべき

今回は抽象的なアドバイスは具体的なアクションとセットで、というテーマでお話ししようと思います。

最初に結論を申し上げますと、抽象的なアドバイスをする際は具体的な行動やアクション、指針を示して伝えましょうね。ということです。

「そんなの誰だってできてるよ」とか、「当たり前じゃないか」って思う方もいらっしゃると思いますけども、実際のところ意識していないとできてないっていうケースが多いのではないでしょうか。ただし、勘違いしないでいただきたい点として、抽象化自体は悪いことではないと思ってます。理由としては、抽象化しないと、別の観点や物事に活かすことが難しいからですね。

簡単な具体例あげますと、例えば…料理ですね。カレーを作ってるときに、レシピに書いていないような普段は入れないであろう調味料入れたくなり、サラダ油を入れました。結果としてカレーがすごく不味くなってしまったとしますね。あくまで具体例ですが。

そうなったときに、「カレーにサラダ油を入れちゃいけないんだ」というのは1つ学びになりますよね。

それで、次のアクションとして、サラダ油はだめだから代わりにマヨネーズを入れようと実践して、これまた美味しくないと言う結果になりました。

カレーを作る場合、具体的なことで考えると、サラダ油を入れないこと、マヨネーズを入れないこと、など1つ1つ事例を積み重ねていくことになりますよね。割とキリがないです。

しかしながら、事例の共通点は何かと考えると「レシピ通りに作らないで、興味本位で独創したものを入れると、味はちょっとよくないんだな」っていうことがわかります。これが抽象化ですよね

前提として、レシピにアレンジを加えることが悪いというわけではなくて、あくまでレシピ通りに作らず、他の先行事例の調べずに行くと、失敗する可能性が高いよ。ということを学ぶにおいて、1つずつ経験するよりも抽象化したら一発だよねっていう話です。

ですので、抽象化すること自体は全然悪くないんじゃないかなっていう個人の見解です。しかし、 抽象的なアドバイスに関しては、具体的なものとセットにしようという考えです。

 

抽象的な指示を受けると火傷する

2つほど具体的なエピソードを紹介します。

数年前になりますが、当時の上司から業務指示を受けました。内容は所属している部署の業務について、 わかりやすく資料にまとめてほしいという依頼でした。

その際に私は期日等は確認したんですけども、具体的にどう進めていくかというか、どのような資料にするかという確認を怠ってしまったんです。

私は勝手に想像し、これから入ってくる新人向けにわかりやすく、新卒向けに作るべきかなと判断しました。丁寧にわかりやすく、図表もつけながら作りました。

そして資料完成後、上司へ提出しに行くと、案の定「全然違う。これはさらに上の役職者に向けた部署の業務説明だから、簡潔に分かりやすく作成して」と指摘を受け、失敗してしまった経験があります。

これは私の確認不足が原因なのは明確なんですけども、一方で上司の指示としても「分かりやすい資料を作って」という業務指示はちょっと曖昧ですよね。

もちろん上司が悪いというわけでは決してありませんが、誰向けにどの程度のボリューム感の資料が必要なのかという具体的な指示をすべきでした。

受ける私としてもそのときに具体的な進め方を確認すれば、誤って提出するという無駄な工数を削減できたんじゃないかなと思ってます。

 

抽象的なアドバイスをするだけでは無駄になる

続いて私がアドバイスする側で、後輩の議事録作成をサポートした経験談になります。こちらも数年前になるんですけど、課内会議後に上司が後輩に議事録作成を依頼しており、私がサポートにつくようにと指示を受けました。

そこで私は後輩へ「やり取りは全部メモする必要はないので、不参加者が確認して内容がわかるような議事録お願いします」という曖昧なアドバイスをしてしまったんですね。

後輩は頑張って作ってくれたんですけども、アドバイスが抽象的だったため資料の完成度が低く、多くの修正点を指摘することになってしまいました。

修正箇所はいくつかあったんですけども、まず話し言葉が多すぎました。議事録として、会話録ではなく要点を絞った内容をお願いしたつもりでしたが、伝わっておらず会話ベースの内容となっていました。

また内容が冗長だった点も修正点として指摘しました。会話メモではなくて、決定事項と具体的なアクションを簡潔に記載して、不参加の人でも、また後日参加者が見直しても会議の要点を復習できるものを作ってほしいという意図でした。

この件は私が抽象的なアドバイスを出しすぎたことが原因で、後輩の時間を無駄にしてしまった事例になります。

正しくは「イメージは参加者や不参加者が見たときに要点を確認できること。具体的には決定事項と次のアクションをしっかりまとめる。そして必要ならば補足説明を入れておけば大丈夫。不明点はひとまず記載して、途中報告しにきてね」と抽象的なイメージと具体的な内容でお願いすれば解決したっていうところですよね。

 

気がつけば忘れてしまっている

今回は私の経験をご紹介しました。もしかしたらこの記事を読んでいるあなたも近しい経験があったりしませんか?わかっていても、実際に仕事や私生活ではついつい忘れがちになっていることも多いのかなと感じています。

抽象的なアドバイスをする、もしくは受けるときは具体的な内容も加えようと念頭に置きつつ、お互いに気持ちの良いコミュニケーションを取れる関係になれたら最高かなと思っています。

この記事を読んだ皆さまにとって、微力ながら何かのお役に立てれば幸いです。